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コンタクトセンターDX最前線

【Vol.10】ボイスボットでセルフサービスを強化!自己解決率UPにつながる導入方法

2024/01/17

チャットボットの導入やFAQの拡充などに取り組む企業の方も多いのではないでしょうか?

CX向上やオペレーターの業務効率化を目的に、今、コンタクトセンターでは顧客による自己解決を重視する傾向が高まっています。顧客の動向からも、オペレーターに問い合わせる前にFAQサイトを確認するなど、自己解決を試みようとするお客さまが非常に増えているそうです。

コールセンター白書2023の調査結果でも、強化の優先度の高いソリューションとして、1位:FAQなどのナレッジ構築ソリューション(46.2%)、2位:チャットボットやボイスボットなどの応対自動化ソリューション(45.1%)、3位:生成AIを活用した自動化や効率化を目的としたソリューション(43.6%)と、上位3位がセルフサービス関連のソリューションが占めています。

一方で、チャットボットの精度が悪く自己解決に至っていない、FAQを用意しているが使われていない、など導入したセルフサービスがうまく機能していないケースも少なくありません。

セルフサービスによる自己解決が成功するかどうかは、自己解決すべき要件とオペレーターが対応すべき要件とを明確にした上で、導線を定義・運用することがカギになるでしょう。

今回は、セルフサービスの中で最も注目度の高い「ボイスボット」に焦点を当て、自己解決率の向上につながる導入ケースをご紹介します。

ボイスボットができること、得意とする業務とは?

まずは、ボイスボットができること、得意とすることについて簡単に整理しましょう。

ボイスボットは、AIがオペレーターの代わりに電話でのお問い合わせを自動で応対するサービスで、質問の意図を理解し、自然な対話ができる点が特長です。

[ボイスボットが得意とする業務]

・サービスや施設の予約受付
「x月x日xx時からA施設の予約をお願いします」など、簡単なコミュニケーションで予約を受け付けることができます。予約管理システムなどと連携することで、予約状況に応じて、他の候補日時を提案することもでき、顧客満足度の向上も期待できます。

・サービスの契約/解約受付
保険や公共サービス、携帯電話などの通信サービスの契約手続きなど、確認項目が多い窓口業務でも活用できます。CRMと連携することでヒアリングした内容を自動でCRMに登録することもできるため、オペレーターが対応するよりも効率化できる上に、入力ミスなども防止できます。また、オペレーターに接続する前の本人確認などで利用することで、通話時間の短縮も期待できます。

・故障品の交換受付や不良品の返品受付
曖昧な質問も、AIが意図を把握し、適切な対応に割り振ることもできるため、故障の受付や返品対応などの受付窓口に活用できます。

例えば、「届いた商品を開封したら割れていた…」という場合、ボイスボットは「開封したら割れていた」という部分を読み取ります。その読み取った内容から、「お客さまの過失ではないため、返品もしくは交換対応」というフローに自動で接続することもできます。

そのほかにも、

「xx日に購入した商品が、サイズがあわなかった…」
→交換/返品受付期間内なので、別のサイズへの交換を提案

「届いてすぐに、落として壊してしまった…」
→破損状況を確認し、有償での修理を提案

など、顧客の発話内容に応じた対応を実施することができます。

一方で、クレーム対応など、顧客の心理状況などに応じた柔軟な対応が求められる業務には向いていません。

ボイスボットの導入は、サービス選定からプロにお任せ

ボイスボットを導入する際には、このようにボイスボットが得意とする業務をきちんと理解した上で、現状の業務フローのどこをボイスボットに任せるか定義する必要があります。

そして、これまでのコールリーズンを分析して、顧客がどのような質問やリクエストを投げかけるかなどを予想し、シナリオを組み立てることで、より顧客満足度の高い応対が可能になります。

特に、サービスによっては、簡単に外部サービスとAPI連携できるものや、既存の電話環境とシームレスに接続できるものもあります。分析機能も搭載しているものであれば、継続的な分析や顧客からのフィードバックも簡単にできるため、応対プロセスの改善や対応範囲の見直しなども実施できます。

S&Iでは、ご要件をヒアリングした上で、ボイスボットの選定から設計、個別開発のご提案まで対応しています。また、アバイアやGenesys Cloud CXをはじめとしたコンタクトセンター構築の経験と技術を持つ音声システムエンジニアが多数在籍しているため、コンタクトセンターが抱える特有の課題を理解して最適なプランをご提案できます。

ボイスボットとオペレーターを内容によって使い分けたい、シームレスに接続させたいといったご相談はもちろん、どんなことができるのか、現状を踏まえて提案してほしい…という場合にも、お気軽にご相談ください!

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