- 主語と述語を明確にする
- 事実を正確に記載する(自分の意見と事実を混同させないように注意)
- 要点を簡潔にまとめる(文字数を制限する)
- 読み手に伝わる内容になっているか意識する
例えば、スムーズに引き継ぎができるようにするための応対履歴を作成するためには、上記のようなポイントが挙げられます。
ですが、日々の運用業務に加え、応対履歴の作成方法の指導まで手が回らないというのが実情でしょう。また、オペレーターがこれらのポイントを習得し、発揮できるようになるには一定の時間がかかりますし、せっかく教育しても、メンバーが入れ替わる度に同じような問題が生じる可能性も拭えません。