在宅勤務でも手軽に「電話会議」で
コミュニケーション!

東日本大震災をきっかけに、社員の安全確保や節電を理由に、在宅勤務を導入している企業が増えています。在宅勤務では、通勤時間などのストレスがなくなり、自分のペースで仕事ができるという意見がある一方で、コミュニケーションが限定的になりやすく、チームワークを必要とする業務などでは、リアルタイムに意思疎通がはかりにくいといった課題がでてきています。

今回のuniConnect大研究は、簡単でとても使いやすいと評判のuniConnectの「電話会議」機能を大研究します!

いつでもどこでも誰とでも…電話会議をフル活用!

最近では、在宅勤務を前提に、お互いの顔や画面を共有できる「ビデオ会議システム」などの導入が盛んになっています。相手の顔が見えることによる安心感や伝達力は絶大ですが、一方で、システム自体が高価な上に、ビデオ会議システムを利用できる「場所」でしか会議ができないという弱点があります。

その点、電話会議は場所を問わず、必要なときに手軽に始められるカジュアルさが特長です。スマートフォンが1台あれば、通話に適したノイズの少ない場所を探すだけですぐにスタートできます。
お客様先での打ち合わせの後、上司や先輩、プロジェクトメンバーの意見を聞きたい、情報共有をしておきたいという場合も電話会議の方が簡単です。

uniConnectの電話会議は、電話会議専用番号に電話をかけるだけで、電話会議の開催または参加が可能です。特に、外出先からでも電話会議を主催し、必要なメンバーに会議開催を知らせることができる手軽さがあります。

また、uniConnectの電話会議に必要な料金は、電話会議中の通話料のみです。各キャリアの定額プランを上手に利用することで、コストを抑えながら(場合によっては通話コスト0で)手軽に電話会議を利用できます。

いつでもどこでも誰とでも会議ができる、これがuniConnectの電話会議です。
それでは、実際の流れをみてみましょう!

準備するのはスマートフォンだけ!電話1本で始められる電話会議

まず、電話会議を開催する準備をします。

uniConnectダイヤラーを使って電話会議専用番号に電話をかけます。
音声ガイダンスに従って入力すると会議室番号(PIN番号)が発行され、会議室の予約が完了します。音声ガイダンスで発行された会議室番号は、自分宛にメールで届くのでメモを取る必要はありません。

届いたメールを電話会議に参加するメンバーに転送するだけで電話会議を開催する準備は完了です。このように会議室の予約、参加者への通知がスムーズに行えるのが特長です。

次に、電話会議に参加する流れを見てみましょう。
uniConnectダイヤラーから電話会議専用番号に電話をかけ、音声ガイダンスに従って会議室番号を入力します。

これで電話会議へ参加できました。
uniConnectの電話会議の場合、主催者が一番最初に会議室に参加する必要があります。

同じ手順で他のメンバーも電話会議に参加すれば、電話会議がスタートです!もちろん、uniConnectダイヤラーを使用していないお客様も外線電話から電話会議に参加することができます。

電話会議を終了する場合は、電話を切るだけです。予約した会議室は一定期間で自動的に削除される設定ができるので、利用者はメンテナンスする必要はありません。

在宅勤務でもコミュニケーションを減らさない!

東日本大震災以降、事業継続計画(BCP)の観点から在宅勤務を導入する企業が増えています。

株式会社NTTデータ経営研究所の調査(「東日本大震災後と柔軟なワークスタイル」に関する調査 2011年7月実施)によると、震災以前から在宅勤務を実施していた企業は約14%でしたが、震災以降徐々に増加し、2011年7月時点で20%の企業が実施しているとのことです。さらに、資本別では、日系企業が13%であるのに対し、外資系企業では45%の企業が在宅勤務を実施しているそうです。

災害による出社制限、節電対策としての輪番休業やサマータイムの導入など、『いつもと同じく会社に出社して仕事をするのが困難』な状況を「当然」のことと想定しているのが、現在の日本です。しかし、『通常通り会社に出社して仕事ができない』状況であっても、企業は事業の継続を考えなければなりません。

今、多くの企業が求めているのは、どんな状況でも事業継続が可能な安全かつ柔軟なワークスタイルの確立です。

在宅勤務の環境を整備する上で、機密情報などの情報漏えいの問題と併せて検討しなくてはならないのが、コミュニケーション手段です。在宅勤務は、自分のペースで仕事をこなすことができる反面、チーム内での情報共有など、コミュニケーションが不足しがちです。

そんなときに便利なのが、電話1本で気軽に開催・参加が可能なuniConnectの電話会議です。
電話会議なので、Web会議やTV会議とは違い、ビジュアルを駆使した会議は行えません。しかし、Web会議やTV会議の導入には、専用機器の購入や必要十分なネットワーク帯域が必要となります。全社員が利用できる環境にするためには、それなりのコストが必要となります。

一方、uniConnectの電話会議は、電話会議中の通話料のみで利用できます。
こまめなコミュニケーションが求められる在宅勤務。一部の社員が利用できる高機能かつ高価な環境よりも、全社員が気軽にコミュニケーションをとれる環境をつくることが、在宅勤務でもオフィスと変わらずに仕事に取り組む上で重要ではないでしょうか。

いつでも、どこにいても、誰とでも。
どこで仕事をしても、コミュニケーションを減らさないことが、より事業の継続性を高めるのです!